Hüpfburgvermietung digitalisieren: Von Excel zu Mietova

Hüpfburgen vermieten klingt zunächst unkompliziert: Ein Kunde fragt einen Termin an, die Hüpfburg wird reserviert, abgeholt oder geliefert und nach der Veranstaltung wieder zurückgebracht.

Doch mit mehreren Hüpfburgen, Eventartikeln und Buchungen wächst schnell auch der organisatorische Aufwand.

Genau so war es bei einem privaten Hüpfburg- und Eventvermieter, der seine Vermietung früher hauptsächlich mit Excel, Kalender und WhatsApp organisiert hat.

Seit Sommer dieses Jahres arbeitet er mit Mietova.

Wir haben mit ihm darüber gesprochen, warum Excel am Anfang vollkommen ausreichend war, wo später die Probleme entstanden und was sich seit der Umstellung verändert hat.

„Am Anfang hat Excel vollkommen gereicht“

Mietova: Wie hast du deine Vermietung früher organisiert?

Vermieter:
Am Anfang ganz klassisch. Ich hatte eine Excel-Tabelle, in der ich meine Buchungen eingetragen habe. Termine standen zusätzlich im Kalender und die Kommunikation mit den Kunden lief hauptsächlich über WhatsApp.

Solange nicht so viele Buchungen gleichzeitig da waren, hat das auch gut funktioniert.

„Bei wenigen Buchungen weißt du noch ziemlich genau, wer am Wochenende welche Hüpfburg bekommt. Irgendwann wird es aber einfach zu viel, um alles im Kopf zu behalten.“

Damit beschreibt er einen typischen Ablauf, den viele kleine Vermieter kennen.

Auch Mietova selbst entstand ursprünglich aus genau diesem Problem. Mehr dazu gibt es im Beitrag Warum ich Mietova entwickelt habe: Von Excel zur Vermietsoftware.

Was wird vermietet?

Mietova: Was gehört heute zu deiner Vermietung?

Vermieter:
Der Schwerpunkt liegt auf Hüpfburgen und Eventartikeln.

Neben den eigentlichen Hüpfburgen gehören aber auch viele kleinere Sachen dazu.

Zum Beispiel:

• verschiedene Hüpfburgen
• Gebläse
• Verlängerungskabel
• Befestigungsmaterial
• Bierzeltgarnituren
• Pavillons
• kleinere Eventartikel
• Zubehör für Veranstaltungen

Gerade das Zubehör macht die Verwaltung umfangreicher, als man anfangs denkt.

Denn eine Buchung besteht häufig nicht nur aus einem einzigen Mietartikel.

Wann wurde Excel unübersichtlich?

Mietova: Wann hast du gemerkt, dass deine bisherige Organisation nicht mehr optimal funktioniert?

Vermieter:
Das war kein bestimmter Tag. Das kam eher langsam.

Irgendwann hatte ich einfach Informationen an mehreren Stellen.

Die Buchung war in Excel.

Die Adresse hatte der Kunde über WhatsApp geschickt.

Eine Änderung der Uhrzeit stand vielleicht nur in einer Nachricht.

Und zusätzlich hatte ich noch meinen Kalender.

„Das Problem war am Ende gar nicht Excel selbst. Das Problem war, dass ich ständig irgendwo nach Informationen suchen musste.“

Genau an diesem Punkt stoßen viele kleine Vermietungen an ihre Grenzen.

Nicht weil Excel plötzlich nicht mehr funktioniert, sondern weil immer mehr Prozesse dazukommen.

Mehrere Programme für eine einzige Vermietung

Eine einzige Vermietung kann schnell Informationen an verschiedenen Orten erzeugen.

Zum Beispiel:

• Kundendaten in Excel
• Termin im Kalender
• Kundenkommunikation über WhatsApp
• Adresse in einer Nachricht
• Vertrag als Dokument
• Kaution als Notiz
• Fotos auf dem Smartphone
• Rechnung in einem anderen Programm

Jede einzelne Lösung funktioniert.

Aber sie arbeiten nicht miteinander.

Wie sich solche Prozesse Schritt für Schritt zusammenführen lassen, erklären wir ausführlich in unserem Leitfaden zur Digitalisierung eines Vermietgeschäfts.

War eine Doppelbuchung ein Thema?

Mietova: Hattest du Angst vor Doppelbuchungen?

Vermieter:
Auf jeden Fall musste ich immer sehr genau hinschauen.

Wenn jemand angerufen und gefragt hat, ob eine bestimmte Hüpfburg an einem Wochenende frei ist, musste ich erstmal nachsehen.

Wenn du gerade unterwegs bist, ist das natürlich nervig.

Und du fragst dich manchmal schon:

Habe ich wirklich jede Reservierung eingetragen?

Gerade wenn Anfragen telefonisch, über WhatsApp und über andere Kanäle kommen, kann eine Reservierung schnell übersehen werden.

Warum der Wechsel zu einer Vermietungssoftware?

Mietova: Warum hast du dich dann für eine Software entschieden?

Vermieter:
Mir ging es hauptsächlich darum, alles an einem Ort zu haben.

Ich wollte keine riesige komplizierte Unternehmenssoftware.

Ich wollte einfach meine Mietartikel sehen, wissen, was verfügbar ist und meine Buchungen ordentlich verwalten können.

Dazu Kundendaten und später die anderen Sachen.

„Ich wollte nicht mehr überlegen müssen, ob eine Information in Excel, WhatsApp oder irgendwo im Kalender steht.“

Seit Sommer nutzt er deshalb Mietova für seine Vermietung.

Wie schwierig war die Umstellung?

Mietova: War der Wechsel von Excel auf Mietova kompliziert?

Vermieter:
Eigentlich nicht.

Am Anfang muss man natürlich seine Mietartikel einmal vernünftig anlegen.

Aber das macht man einmal.

Danach hat man eine ordentliche Grundlage.

Das war für mich eigentlich der größte Unterschied: Vorher hatte ich eine Tabelle mit Terminen und heute habe ich richtige Vorgänge zu meinen Vermietungen.

Heute gehört die Buchung zum Kunden und zum Mietartikel

Einer der wichtigsten Unterschiede zwischen einer einfachen Tabelle und einer Vermietungssoftware ist die Verbindung der Informationen.

Zu einer Buchung gehören beispielsweise:

• Kunde
• Mietartikel
• Mietzeitraum
• Preis
• Zubehör
• Kaution
• Übergabe
• Rückgabe
• Dokumente

Dadurch muss nicht mehr jedes Detail separat gesucht werden.

Genau diesen durchgehenden Ablauf erklären wir auch im Beitrag Vermietsoftware: So digitalisieren Vermieter ihren gesamten Vermietprozess.

Was hat sich seit dem Wechsel am stärksten verändert?

Mietova: Was ist für dich heute der größte Unterschied?

Vermieter:
Definitiv die Übersicht.

Wenn jetzt eine Anfrage kommt, weiß ich, wo ich schauen muss.

Ich muss nicht erst meine Excel-Tabelle öffnen und danach noch meinen Kalender kontrollieren.

Das klingt vielleicht nach einer Kleinigkeit, aber bei mehreren Buchungen spart das wirklich Zeit.

„Das Wichtigste ist für mich eigentlich gar nicht eine einzelne Funktion. Ich habe einfach viel schneller einen Überblick.“

Gerade bei Hüpfburgen zählt der Termin

Eine Hüpfburg wird meistens für einen ganz bestimmten Anlass gebucht.

Zum Beispiel:

• Kindergeburtstag
• Hochzeit
• Firmenfeier
• Vereinsfest
• Sommerfest
• Stadtfest

Der Kunde kann seine Veranstaltung nicht einfach verschieben, weil versehentlich eine Doppelbuchung entstanden ist.

Deshalb muss der Vermieter schnell erkennen können:

• Welche Hüpfburg ist verfügbar?
• Welche ist bereits reserviert?
• Wann erfolgt die Abholung?
• Wann erfolgt die Rückgabe?
• Ist vor der nächsten Vermietung noch Zeit für Kontrolle oder Reinigung?

Eine saubere Verfügbarkeitsplanung ist deshalb ein wichtiger Teil einer professionellen Hüpfburgvermietung.

Zubehör wird schnell unterschätzt

Mietova: Was war bei deiner Vermietung organisatorisch überraschend aufwendig?

Vermieter:
Das Zubehör.

Die Hüpfburg selbst vergisst du natürlich nicht.

Aber dann kommen Gebläse, Kabel, Befestigung und andere Sachen dazu.

Und wenn mehrere Buchungen gleichzeitig rausgehen, musst du schon genau wissen, was wohin gehört.

„Die große Hüpfburg fällt sofort auf. Interessant sind am Ende die fünf kleinen Teile, die ebenfalls wieder zurückkommen müssen.“

Gerade bei Eventvermietungen kann eine einzelne Buchung aus mehreren Mietgegenständen bestehen.

Deshalb ist es sinnvoll, nicht nur den Hauptartikel, sondern auch Zubehör und weitere Bestandteile eines Auftrags zu berücksichtigen.

Kundeninformationen zentral statt im WhatsApp-Verlauf

Ein weiterer Vorteil liegt in der Kundenverwaltung.

Wer regelmäßig vermietet, kennt Situationen wie:

„Der Kunde war doch letztes Jahr schon einmal bei uns.“

Dann beginnt die Suche nach Telefonnummer, Adresse oder früheren Nachrichten.

Wenn Kunden und Buchungen miteinander verbunden sind, lässt sich die Historie wesentlich einfacher nachvollziehen.

Übergabe und Rückgabe gehören ebenfalls zur Vermietung

Mit der Buchungsbestätigung ist der Prozess noch lange nicht abgeschlossen.

Gerade bei Hüpfburgen und Eventequipment sollte auch dokumentiert werden, was tatsächlich an den Kunden übergeben wurde.

Dabei können beispielsweise relevant sein:

• Zustand
• vorhandene Schäden
• Zubehör
• Gebläse
• Kabel
• Fotos
• Kaution
• Unterschrift

Bei der Rückgabe kann anschließend geprüft werden, ob alles vollständig und im vereinbarten Zustand zurückgekommen ist.

Welche Informationen dabei sinnvoll sein können, erklären wir im Ratgeber Was ist ein Übergabeprotokoll?.

Auch die Kaution sollte zur Buchung gehören

Mietova: Wie wichtig ist dir die Zuordnung der Kaution?

Vermieter:
Wenn mehrere Buchungen gleichzeitig laufen, muss man natürlich wissen, welche Kaution zu welchem Kunden gehört.

Das möchtest du nicht irgendwie auf einem Zettel daneben schreiben.

Eine Kaution sollte eindeutig der jeweiligen Vermietung zugeordnet sein.

Gerade bei mehreren Übergaben am selben Wochenende schafft das zusätzliche Übersicht.

Mehr zum Thema gibt es im Beitrag Kaution bei Vermietung: Höhe, Rückgabe und Verwaltung.

Mobile Nutzung gehört für einen Vermieter dazu

Mietova: Wie wichtig ist es für dich, unterwegs auf die Vermietung zugreifen zu können?

Vermieter:
Sehr wichtig.

Ich sitze ja gerade am Wochenende nicht vor dem Rechner.

Dann werden Sachen ausgegeben, abgeholt oder zurückgebracht.

Da will ich nicht jedes Mal erst irgendwo an einen PC müssen.

Das ist bei einer Vermietung einfach anders als bei einem klassischen Bürojob.

Gerade Übergaben und Rückgaben sollten deshalb möglichst mobil funktionieren.

Was war vorher der größte Zeitfresser?

Mietova: Wenn du einen Punkt nennen müsstest: Was hat dich vorher am meisten Zeit gekostet?

Vermieter:
Ganz klar das Zusammensuchen.

Nicht das Eintragen selbst.

„Excel, Kalender, WhatsApp und Fotos – jedes für sich funktioniert. Aber zusammen wird es irgendwann nervig.“

Ein Kunde fragt etwas und du weißt, dass du die Information irgendwo hast.

Die Frage ist nur: Wo?

Genau dieser Suchaufwand fällt bei einer zentralen Verwaltung deutlich geringer aus.

Hat sich auch der Kundenkontakt verändert?

Mietova: Merkst du einen Unterschied im Umgang mit Kunden?

Vermieter:
Ja, weil ich schneller antworten kann.

Dem Kunden ist natürlich vollkommen egal, wie meine Organisation im Hintergrund aussieht.

Der möchte meistens einfach wissen:

Ist die Hüpfburg frei? Was kostet sie? Und wann kann ich sie bekommen?

Wenn ich diese Fragen schnell beantworten kann, macht das natürlich einen professionelleren Eindruck.

Würdest du heute wieder mit Excel anfangen?

Mietova: Wenn du deine Vermietung heute noch einmal neu starten würdest – würdest du wieder Excel verwenden?

Vermieter:
Mit einer Hüpfburg wahrscheinlich schon.

Wenn du gerade anfängst und vielleicht zwei oder drei Vermietungen im Monat hast, reicht das.

Ich würde aber wahrscheinlich früher wechseln.

Sobald mehrere Artikel und regelmäßige Buchungen dazukommen, lohnt sich die Struktur.

„Excel funktioniert auch heute noch. Meine Vermietung ist nur irgendwann aus der einfachen Tabelle herausgewachsen.“

Wann lohnt sich der Wechsel von Excel?

Eine feste Grenze gibt es nicht.

Zehn Mietartikel bedeuten nicht automatisch, dass eine Software benötigt wird.

Entscheidender ist der tägliche Aufwand.

Ein Wechsel kann interessant werden, wenn:

• regelmäßig neue Buchungen eingehen
• mehrere Mietartikel vorhanden sind
• Zubehör verwaltet werden muss
• Termine häufig geprüft werden
• Informationen über mehrere Programme verteilt sind
• Kundendaten mehrfach eingegeben werden
• Kautionen verwaltet werden
• Übergaben dokumentiert werden
• die Vermietung weiter wachsen soll

Das gilt nicht nur für Hüpfburgen.

Auch Anhänger-, Maschinen-, Werkzeug- und Eventvermieter erleben häufig eine ähnliche Entwicklung.

Von der Excel-Tabelle zum vollständigen Mietvorgang

Genau darin liegt am Ende der größte Unterschied.

In Excel steht möglicherweise:

Müller – Hüpfburg Schloss – Samstag – 150 €

In einem vollständigen digitalen Mietvorgang können dagegen miteinander verbunden sein:

• Herr Müller als Kunde
• die konkrete Hüpfburg
• der Zeitraum
• das Zubehör
• der Preis
• die Kaution
• die Übergabe
• Fotos
• die Rückgabe
• die Abrechnung

Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Historie der gesamten Vermietung.

Nicht jede kleine Vermietung braucht sofort Software

Das zeigt auch dieses Interview.

Excel ist nicht automatisch schlecht.

Für den Start kann eine einfache Tabelle sogar genau die richtige Lösung sein.

Problematisch wird es erst, wenn die Vermietung wächst und die Organisation nicht mitwächst.

Dann sollte die Frage nicht lauten:

„Kann ich das irgendwie noch mit Excel machen?“

Sondern:

„Wie viel Zeit verbringe ich mittlerweile damit, Informationen zu suchen, doppelt einzugeben und manuell miteinander zu verbinden?“

Fazit: Die Vermietung soll wachsen – nicht die Zettelwirtschaft

Der Weg unseres Hüpfburg- und Eventvermieters ist typisch für viele kleinere Vermietbetriebe.

Am Anfang:

Excel.

Kalender.

WhatsApp.

Ein paar Buchungen.

Mit der Zeit kommen weitere Mietartikel, Kunden und Abläufe hinzu.

Und irgendwann wird aus einer einfachen Vermietung ein kleiner Betrieb, der professionell organisiert werden muss.

Der wichtigste Unterschied seit der Umstellung lässt sich deshalb ziemlich einfach zusammenfassen:

„Ich habe heute einen Ort, an dem meine Vermietung zusammenläuft.“

Wer ebenfalls merkt, dass Excel, Kalender und Nachrichten langsam zu unübersichtlich werden, kann sich Mietova ansehen und die eigene Vermietung Schritt für Schritt digital organisieren.

Oder starte mit unserem ausführlichen Leitfaden: Vermietgeschäft digitalisieren.

Häufige Fragen zur Digitalisierung einer Hüpfburgvermietung

Kann man eine Hüpfburgvermietung mit Excel verwalten?

Ja. Gerade bei wenigen Hüpfburgen und Buchungen kann Excel vollkommen ausreichend sein. Kommen regelmäßig neue Buchungen, Zubehör und mehrere Mietartikel hinzu, steigt allerdings der Verwaltungsaufwand.

Wann lohnt sich eine Vermietungssoftware für Hüpfburgen?

Das hängt weniger von einer bestimmten Anzahl an Hüpfburgen ab. Entsche