Warum ich Mietova entwickelt habe: Von Excel zur Vermietsoftware
# Warum ich Mietova entwickelt habe: Als Excel für meine Vermietung nicht mehr ausreichte
Mietova ist nicht entstanden, weil ich eines Morgens aufgewacht bin und dachte: „Ich möchte eine Vermietsoftware entwickeln.“
Eigentlich war es genau andersherum.
Ich hatte selbst Eventequipment zu vermieten und wollte meine Vermietungen möglichst einfach organisieren. Am Anfang funktionierte das auch irgendwie: ein paar Excel-Tabellen, Termine im Kalender, Kundendaten hier, Notizen dort und zwischendurch Nachrichten auf dem Smartphone.
Solange nur wenige Vermietungen gleichzeitig laufen, denkt man:
Das reicht doch völlig.
Bis es irgendwann nicht mehr reicht.
Und genau aus diesem Problem heraus ist die Idee für Mietova entstanden.
Am Anfang war Excel völlig ausreichend
Wie wahrscheinlich viele kleinere Vermieter wollte auch ich nicht für jeden Prozess direkt eine eigene Software einsetzen.
Also wurde eine Excel-Tabelle angelegt.
Darin standen beispielsweise Kunden, Termine, Mietartikel und Preise.
Das funktioniert zunächst erstaunlich gut.
Man trägt eine Reservierung ein, markiert vielleicht eine Zeile farbig und weiß:
Das Equipment ist am Wochenende vermietet.
Das Problem beginnt, sobald aus einzelnen Vermietungen ein richtiges Geschäft wird.
Plötzlich gibt es nicht mehr nur einen Kunden am Wochenende.
Ein Kunde benötigt Tische, ein anderer Eventequipment und der nächste möchte einen Artikel genau an dem Wochenende haben, an dem bereits Teile davon anderweitig reserviert sind.
Und Excel macht weiterhin genau das, was man ihm sagt.
Es denkt aber nicht wie ein Vermieter.
Der Moment, in dem eine Excel-Tabelle gefährlich wird
Das größte Problem war für mich die Verfügbarkeit.
Eine Tabelle kann mir zeigen, was ich eingetragen habe.
Sie sagt mir aber nicht automatisch:
Achtung, davon hast du gar nicht mehr genügend auf Lager.
Angenommen, ich besitze 30 Stück eines bestimmten Mietartikels.
Kunde A reserviert 15.
Kunde B reserviert 10.
Kunde C möchte anschließend 10 weitere.
Auf dem Papier sind das einfach drei Aufträge.
In der Realität fehlen plötzlich fünf Stück.
Und genau daraus entsteht einer der unangenehmsten Fehler einer Vermietung:
die Überbuchung.
Im schlimmsten Fall merkt man das nicht bei der Buchung.
Man merkt es erst dann, wenn das Equipment vorbereitet werden soll.
Oder noch schlimmer:
wenn der Kunde bereits vor der Tür steht.
Überbuchungen sind mehr als ein organisatorisches Problem
Eine Überbuchung bedeutet nicht einfach nur, dass eine Zahl in einer Tabelle falsch ist.
Dahinter steht ein echter Kunde.
Vielleicht hat dieser Kunde eine Hochzeit, einen Geburtstag, eine Firmenveranstaltung oder ein anderes Event geplant.
Er verlässt sich darauf, dass die zugesagte Ausstattung vorhanden ist.
Dann zu erklären:
„Tut mir leid, da ist bei uns etwas mit der Reservierung schiefgelaufen.“
ist keine Situation, die man als Vermieter erleben möchte.
Man versucht dann kurzfristig Ersatz zu organisieren, Equipment bei einem anderen Vermieter zu bekommen oder irgendwie eine andere Lösung zu finden.
Das kostet Zeit.
Es kostet Geld.
Und vor allem kostet es Vertrauen.
Mir wurde deshalb immer klarer:
Ich brauche kein schöneres Excel. Ich brauche ein System, das versteht, was ich vermiete.
Das nächste Problem: Informationen überall
Die Verfügbarkeit war allerdings nur ein Teil des Problems.
Mit zunehmender Anzahl an Vermietungen verteilen sich Informationen schnell auf verschiedene Orte.
Der Termin steht im Kalender.
Die Kundendaten stehen in Excel.
Die Adresse befindet sich vielleicht in einer E-Mail.
Eine Änderung kam per WhatsApp.
Der Mietvertrag liegt irgendwo als Datei.
Die Rechnung wurde mit einem anderen Programm erstellt.
Und ein Mitarbeiter hat sich noch eine Notiz gemacht.
Solange man alles selbst macht, hat man vieles davon noch im Kopf.
Aber genau das ist das Problem:
Der Kopf des Vermieters wird zum eigentlichen Betriebssystem des Unternehmens.
Und das funktioniert nur bis zu einer bestimmten Größe.
„Hat der Kunde schon bezahlt?“
Dann kommen die alltäglichen Fragen.
Hat der Kunde bereits bezahlt?
Wie hoch war die Kaution?
Wann genau kommt er zur Abholung?
Welche Artikel bekommt er?
Hat er noch Zubehör dazugebucht?
Wann muss alles zurück sein?
Wurde der Mietvertrag schon erstellt?
Gab es bei der Übergabe bereits einen Schaden?
Hat der Kunde angerufen und die Rückgabe um einen Tag verlängert?
Jede einzelne dieser Fragen ist eigentlich einfach.
Schwierig wird es, wenn man die Antwort dafür jedes Mal an einer anderen Stelle suchen muss.
Genau hier entsteht unglaublich viel unnötige Verwaltungszeit.
Änderungen machen das Chaos perfekt
Ein weiterer Klassiker aus dem Vermietalltag:
Ein Kunde ändert seine Buchung.
Aus 10 Stück werden 15.
Der Abholtermin verschiebt sich.
Ein zusätzlicher Artikel kommt dazu.
Oder die Veranstaltung findet plötzlich einen Tag später statt.
Dann muss die Änderung überall nachvollzogen werden.
Excel geändert?
Kalender geändert?
Preis angepasst?
Vertrag aktualisiert?
Verfügbarkeit der zusätzlichen Artikel kontrolliert?
Genau solche Kleinigkeiten sorgen dafür, dass Fehler entstehen.
Nicht weil jemand unfähig ist, sondern weil der Prozess selbst unnötig fehleranfällig ist.
Und irgendwann sollen Mitarbeiter damit arbeiten
Noch schwieriger wird es, wenn nicht mehr nur eine Person die Vermietung organisiert.
Solange ich selbst alles im Kopf habe, kann ich vielleicht noch sagen:
„Nein, das stimmt in Excel zwar so, aber Herr Müller hat gestern angerufen und holt die Sachen doch erst morgen.“
Ein Mitarbeiter weiß das nicht.
Er braucht verlässliche Informationen.
Es muss klar sein:
Was wird heute abgeholt?
Was kommt heute zurück?
Was muss vorbereitet werden?
Was wurde bezahlt?
Was fehlt noch?
Welches Equipment gehört zu welchem Auftrag?
Ein Unternehmen kann langfristig nicht davon abhängig sein, dass eine Person sämtliche Sonderfälle im Kopf behält.
Die Übergabe war das nächste Thema
Bei der Vermietung hochwertiger Gegenstände kommt noch die Dokumentation hinzu.
In welchem Zustand wurde das Mietobjekt übergeben?
War dieser Kratzer vorher schon vorhanden?
War das Zubehör vollständig?
Was wurde dem Kunden tatsächlich mitgegeben?
Gibt es Fotos?
Hat der Kunde die Übergabe bestätigt?
Bei Eventequipment geht es vielleicht um Vollständigkeit.
Bei einem Anhänger um vorhandene Schäden.
Bei einem Minibagger zusätzlich um Betriebsstunden und Tankstand.
Das alles auf Papier zu dokumentieren und anschließend irgendwo abzulegen, war für mich keine langfristige Lösung.
Bei der Rückgabe beginnt die Suche erneut
Dann kommt der Kunde zurück.
Jetzt müsste man eigentlich sofort den ursprünglichen Zustand mit dem aktuellen Zustand vergleichen können.
Stattdessen beginnt häufig die Suche:
Wo ist das Übergabeprotokoll?
Welche Teile wurden mitgegeben?
War die Beschädigung bereits vorhanden?
Wie hoch war die Kaution?
Ist die Rückgabe überhaupt pünktlich?
Genau hier hatte ich irgendwann den Gedanken:
Warum kann ich nicht einfach den Auftrag öffnen und alles sehen?
Eigentlich klingt das selbstverständlich.
In der Praxis fehlte mir aber genau diese durchgängige Verbindung.
Ich wollte keine zehn Programme miteinander verbinden
Natürlich gibt es für fast jedes einzelne Problem irgendeine Lösung.
Ein Kalender für Termine.
Excel für Bestände.
Eine Buchhaltungssoftware für Rechnungen.
Ein Tool für digitale Unterschriften.
Einen Website-Baukasten.
Einen Onlineshop.
Eine App für Aufgaben.
Noch irgendein System für Kundendaten.
Technisch lässt sich damit vieles lösen.
Aber ich wollte nicht mein halbes Unternehmen damit verbringen, verschiedene Programme miteinander zu verwalten.
Meine Vorstellung wurde deshalb immer klarer:
Eine Vermietung muss als ein zusammenhängender Vorgang betrachtet werden.
Der Kunde bucht nicht einen Kalendereintrag.
Er bucht ein Mietobjekt.
Dieses Mietobjekt besitzt eine Verfügbarkeit.
Die Buchung gehört zu einem Kunden.
Daraus entsteht ein Mietvertrag.
Anschließend erfolgt eine Übergabe.
Später eine Rückgabe.
Und am Ende gehört alles weiterhin zu genau diesem Auftrag.
Genau daraus entstand die Idee für Mietova
Ich wollte ein System, das nicht bei der Reservierung aufhört.
Der komplette Prozess sollte zusammengehören:
Anfrage → Verfügbarkeit → Buchung → Vertrag → Zahlung/Kaution → Übergabe → Mietzeit → Rückgabe → Abrechnung
Und daraus entstand nach und nach Mietova.
Nicht als theoretisches Softwareprojekt, sondern aus den Problemen, die ich aus der Vermietung selbst kannte.
Eine Vermietsoftware muss verstehen, was verfügbar ist
Für mich war deshalb von Anfang an wichtig, dass Mietova nicht einfach Termine verwaltet.
Die Software muss verstehen, was tatsächlich vorhanden ist.
Wenn 50 Bierzeltgarnituren vorhanden sind und 40 davon bereits reserviert wurden, dürfen für denselben Zeitraum nicht noch einmal 20 verkauft werden.
Bei einem individuellen Mietobjekt wie einem Anhänger oder einer Maschine wiederum muss genau dieses Objekt blockiert sein.
Das klingt nach einer Kleinigkeit.
Für einen Vermieter ist es aber einer der wichtigsten Unterschiede zwischen einem normalen Kalender und einer echten Vermietsoftware.
Auch die Website gehört für mich dazu
Ein weiterer Gedanke kam dazu:
Warum sollte ich meine Mietartikel intern in einer Software pflegen und anschließend dieselben Informationen noch einmal auf meiner Website eintragen?
Preis geändert?
Dann müsste ich ihn an mehreren Stellen ändern.
Neues Produkt?
Wieder doppelte Arbeit.
Deshalb gehört für mich auch die Website zum Vermietprozess.
Der Vermieter pflegt seine Mietartikel zentral und der Kunde kann diese online finden, sich informieren und eine Buchung beziehungsweise Anfrage starten.
Die Daten sollen dort entstehen, wo sie anschließend auch verarbeitet werden.
Weniger klicken, weniger suchen, weniger vergessen
Das Ziel von Mietova ist deshalb eigentlich ziemlich simpel.
Ich möchte die Situationen beseitigen, die mich selbst bei der Vermietung gestört haben.
Nicht mehr überlegen:
Wo habe ich das eingetragen?
Nicht mehr kontrollieren:
Habe ich den Kalender ebenfalls geändert?
Nicht mehr rechnen:
Haben wir davon am Samstag überhaupt noch genug?
Nicht mehr suchen:
Wo ist der Vertrag von diesem Kunden?
Und möglichst nicht mehr feststellen:
Mist, das haben wir vergessen.
Software soll Arbeit abnehmen und keine neue schaffen
Eine Sache ist mir dabei besonders wichtig geworden.
Eine umfangreiche Software ist nicht automatisch eine gute Software.
Wenn ich für eine einfache Vermietung durch 15 Menüs klicken muss, habe ich mein ursprüngliches Problem nur durch ein neues ersetzt.
Deshalb soll Mietova trotz vieler Möglichkeiten im täglichen Betrieb möglichst einfach bleiben.
Ein Vermieter sollte morgens das System öffnen und direkt erkennen:
Was wird heute abgeholt?
Was kommt zurück?
Was ist überfällig?
Wo fehlt eine Zahlung oder Kaution?
Was muss ich heute erledigen?
Wenn eine Software diese Fragen zuverlässig beantwortet, wird sie tatsächlich zum Werkzeug für den Alltag.
Mietova entstand aus einem echten Problem
Vielleicht ist das am Ende der wichtigste Unterschied.
Ich wollte nicht einfach eine weitere SaaS-Idee umsetzen.
Ich hatte ein Problem.
Excel war irgendwann nicht mehr ausreichend.
Meine Vermietung wurde unübersichtlicher, Überbuchungen wurden zu einem realen Risiko und Informationen lagen an zu vielen verschiedenen Stellen.
Ich wollte eine Lösung, die ich selbst gerne gehabt hätte.
Aus dieser Notwendigkeit entstand Mietova.
Und genau deshalb ist das Ziel bis heute nicht, möglichst viele Funktionen in eine Software zu packen.
Das Ziel ist:
Vermietung so zu organisieren, dass sich der Vermieter wieder auf sein eigentliches Geschäft konzentrieren kann.
Von Excel zur digitalen Vermietung
Wer heute seine ersten fünf Vermietungen mit Excel verwaltet, muss deshalb nicht sofort alles umstellen.
Ich kenne diesen Anfang selbst.
Aber sobald regelmäßig Buchungen stattfinden, mehrere Mietobjekte gleichzeitig unterwegs sind oder Mitarbeiter dazukommen, sollte das System mit dem Unternehmen wachsen können.
Denn irgendwann kostet eine vermeintlich kostenlose Excel-Lösung mehr als eine professionelle Software.
Nicht unbedingt durch Lizenzkosten.
Sondern durch Zeit, Fehler, Überbuchungen, vergessene Aufgaben und unnötige Verwaltungsarbeit.
Genau an diesem Punkt begann für mich die Reise zu Mietova.
Aus meiner eigenen Vermietung. Aus Excel-Tabellen. Aus Überbuchungen. Und vor allem aus dem Wunsch, es einfacher zu machen.
Mietova – weniger verwalten. Mehr vermieten.