Vermietsoftware: So digitalisieren Vermieter ihren gesamten Vermietprozess
Wer Anhänger, Baumaschinen, Werkzeuge, Zelte, Hüpfburgen oder Eventequipment vermietet, kennt das Problem: Mit steigender Zahl an Kunden und Mietobjekten wächst auch der Verwaltungsaufwand. Reservierungen stehen im Kalender, Kundendaten in Excel, Mietverträge liegen als Word-Dateien vor und bei der Rückgabe müssen Mitarbeiter erst herausfinden, welcher Auftrag zu welchem Mietobjekt gehört.
Eine moderne Vermietsoftware soll genau dieses Problem lösen. Sie verbindet Mietobjekte, Kunden, Verfügbarkeiten, Buchungen, Verträge, Übergaben und Rückgaben in einem zentralen System.
Doch welche Funktionen sollte eine gute Software für Vermieter tatsächlich bieten? Und ab wann lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Lösung?
Was ist eine Vermietsoftware?
Eine Vermietsoftware ist eine speziell für Vermietunternehmen entwickelte Software, mit der sich der gesamte Ablauf einer Vermietung digital organisieren lässt.
Im Gegensatz zu einem normalen Kalender berücksichtigt eine Vermietsoftware nicht nur Termine, sondern auch die tatsächliche Verfügbarkeit der Mietobjekte.
Ein typischer Ablauf sieht beispielsweise so aus:
Kundenanfrage → Verfügbarkeit prüfen → Reservierung → Mietvertrag → Abholung oder Lieferung → Übergabe → Rückgabe → Rechnung
Alle Informationen gehören dabei zum selben Auftrag.
Das ist besonders wichtig, sobald ein Unternehmen mehrere Mietobjekte oder mehrere Vermietungen gleichzeitig verwalten muss.
Für welche Unternehmen eignet sich eine Vermietsoftware?
Digitale Mietverwaltung ist nicht nur für große Autovermieter interessant.
Sie kann beispielsweise eingesetzt werden für:
- Anhängervermietungen
- Baumaschinenvermietungen
- Werkzeugvermietungen
- Maschinenvermietungen
- Zeltvermietungen
- Hüpfburgvermietungen
- Event- und Partyverleiher
- Veranstaltungstechnik
- Gartengerätevermietungen
- Fahrrad- und E-Bike-Vermietungen
Die Anforderungen unterscheiden sich zwar je nach Branche, das Grundprinzip bleibt jedoch gleich:
Ein Mietobjekt oder eine bestimmte Menge eines Artikels wird für einen definierten Zeitraum an einen Kunden vermietet.
Warum Excel und Kalender irgendwann nicht mehr ausreichen
Für die ersten Vermietungen reichen häufig ein Kalender und eine Excel-Tabelle.
Problematisch wird es, wenn das Geschäft wächst.
Ein Beispiel:
Ein Eventverleiher besitzt 50 Bierzeltgarnituren. Für Samstag wurden bereits 30 Garnituren reserviert. Ein weiterer Kunde möchte 25 Stück buchen.
Ein normaler Kalender zeigt zwar beide Termine an, berechnet aber nicht automatisch, dass insgesamt nur noch 20 Garnituren verfügbar sind.
Eine Vermietsoftware muss dagegen sofort erkennen:
Bestand: 50 — bereits reserviert: 30 — verfügbar: 20
Dadurch lassen sich Doppelbuchungen und unangenehme Situationen bei der Abholung vermeiden.
Verfügbarkeiten automatisch berechnen
Die Verfügbarkeitsplanung gehört zu den wichtigsten Aufgaben einer guten Vermietsoftware.
Dabei gibt es unterschiedliche Arten von Mietartikeln.
Einzelne Mietobjekte
Ein bestimmter Minibagger, Anhänger oder eine Maschine kann nur einmal gleichzeitig vermietet werden.
Das System muss deshalb erkennen, wann genau dieses Objekt bereits reserviert oder vermietet ist.
Mengenartikel
Bei Stühlen, Tischen, Geschirr oder Bierzeltgarnituren ist dagegen die verfügbare Menge entscheidend.
Sind 100 Stühle vorhanden und 70 reserviert, dürfen im entsprechenden Zeitraum noch maximal 30 weitere Stühle gebucht werden.
Eine gute Mietsoftware übernimmt diese Berechnung automatisch.
Online-Buchung für Mietartikel
Kunden möchten heute häufig bereits vor einer Kontaktaufnahme wissen:
Ist der gewünschte Artikel verfügbar und was kostet die Miete?
Eine Online-Buchung kann deshalb für Vermieter einen erheblichen Vorteil bieten.
Der Kunde wählt beispielsweise:
Mietartikel → Zeitraum → Zubehör → Abholung oder Lieferung → Kontaktdaten
Die Vermietsoftware prüft anschließend die Verfügbarkeit und berechnet den entsprechenden Mietpreis.
Dadurch können Anfragen auch außerhalb der Geschäftszeiten entstehen.
Statt am nächsten Morgen mehrere Nachrichten mit der Frage „Ist der Anhänger am Samstag noch frei?" beantworten zu müssen, kann der Vermieter den Buchungsprozess zumindest teilweise automatisieren.
Eigene Website für die Vermietung
Besonders praktisch ist es, wenn Mietverwaltung und Internetauftritt miteinander verbunden sind.
Ändert der Vermieter beispielsweise den Preis eines Anhängers oder fügt eine neue Hüpfburg hinzu, können diese Informationen direkt auf der eigenen Vermietwebsite erscheinen.
Dadurch müssen Artikel nicht gleichzeitig in mehreren Systemen gepflegt werden.
Mit Mietova können Vermieter ihre Mietobjekte verwalten und gleichzeitig einen eigenen digitalen Auftritt für ihre Vermietung nutzen.
Digitale Mietverträge sparen Verwaltungsarbeit
Ein weiterer zeitaufwendiger Vorgang ist die Erstellung von Mietverträgen.
Viele Vermieter übertragen noch immer manuell:
- Name und Anschrift
- Mietgegenstand
- Mietzeitraum
- Mietpreis
- Kaution
- Zusatzleistungen
Diese Daten sind bei einer digitalen Buchung jedoch bereits vorhanden.
Eine moderne Vermietsoftware kann daraus automatisch den passenden Mietvertrag erzeugen.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Daten müssen nicht mehrfach eingegeben werden und das Risiko von Übertragungsfehlern sinkt.
Digitale Übergabe und Rückgabe
Bei hochwertigen Mietobjekten ist nicht nur die Reservierung wichtig.
Auch der Zustand bei Übergabe und Rücknahme sollte nachvollziehbar dokumentiert werden.
Bei einem Anhänger könnten beispielsweise folgende Informationen erfasst werden:
Kennzeichen, vorhandene Schäden, Zubehör und Fotos des Zustands.
Bei einer Baumaschine kommen möglicherweise Betriebsstunden und Tankstand hinzu.
Bei der Rückgabe werden die entsprechenden Angaben erneut dokumentiert.
So entsteht eine nachvollziehbare Historie des Mietobjekts.
QR-Codes können die Arbeit vor Ort vereinfachen
Besonders bei vielen Mietobjekten können QR-Codes hilfreich sein.
Ein Mitarbeiter scannt beispielsweise den QR-Code eines Anhängers und sieht direkt, zu welchem Auftrag das Fahrzeug gehört und welcher Vorgang als Nächstes ansteht.
Statt in Listen nach einer Artikelnummer zu suchen, kann das Mietobjekt direkt mit seinem digitalen Datensatz verbunden werden.
Das kann Übergaben, Rücknahmen, Wartungen und Inventuren erheblich vereinfachen.
Kautionen übersichtlich verwalten
Auch die Kautionsverwaltung gehört bei vielen Vermietunternehmen zum Alltag.
Dabei sollte klar erkennbar sein, ob eine Kaution:
offen, hinterlegt, teilweise einbehalten oder zurückgezahlt wurde.
Besonders bei mehreren gleichzeitigen Vermietungen wird eine saubere Dokumentation wichtig.
Denn eine Kaution ist nicht einfach zusätzlicher Umsatz, sondern muss einem konkreten Mietvorgang zugeordnet werden können.
Wartungen und Prüfungen nicht vergessen
Bei Anhängern, Fahrzeugen und Baumaschinen kommt noch ein weiterer Faktor hinzu: die technische Einsatzbereitschaft.
HU, UVV, Inspektionen oder regelmäßige Wartungen müssen berücksichtigt werden.
Eine Vermietsoftware kann beispielsweise anzeigen:
Anhänger 04 – HU in 14 Tagen fällig.
Während einer Reparatur oder Wartung sollte das entsprechende Mietobjekt gleichzeitig für neue Buchungen gesperrt werden können.
So verbindet die Software die Vermietplanung mit der tatsächlichen Verfügbarkeit des Geräts.
Automatische Erinnerungen reduzieren Routinearbeit
Ein großer Vorteil der Digitalisierung entsteht durch Automatisierung.
Statt jeden Kunden einzeln zu kontaktieren, können bestimmte Nachrichten automatisch ausgelöst werden.
Beispielsweise:
Nach der Buchung: Buchungsbestätigung
Vor der Abholung: Erinnerung mit Abholinformationen
Vor der Rückgabe: Erinnerung an den Rückgabetermin
Bei einer überfälligen Rückgabe: entsprechender Hinweis
Der Vermieter muss sich dadurch weniger Termine merken und der Kunde erhält trotzdem rechtzeitig die benötigten Informationen.
Alle Kundendaten an einem Ort
Eine gute Kundenverwaltung sollte mehr zeigen als Name und Telefonnummer.
Öffnet der Vermieter einen Kunden, sollte möglichst die gesamte Geschäftsbeziehung sichtbar sein:
frühere Vermietungen, aktuelle Aufträge, Verträge, Rechnungen, Zahlungen, Kautionen und dokumentierte Schäden.
Gerade bei Stammkunden spart das viel Zeit.
Welche Vorteile bietet eine Vermietsoftware?
Der größte Vorteil besteht nicht darin, Papier durch einen Bildschirm zu ersetzen.
Entscheidend ist, dass Informationen miteinander verbunden werden.
Eine Buchung beeinflusst automatisch die Verfügbarkeit. Aus den Kundendaten kann ein Vertrag entstehen. Die Übergabe gehört zum Auftrag. Nach der Rückgabe kann die Rechnung abgeschlossen werden.
Dadurch entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess.
Für Vermieter bedeutet das vor allem:
weniger doppelte Dateneingabe, weniger Verwaltungsaufwand, bessere Übersicht und ein geringeres Risiko für Doppelbuchungen oder vergessene Vorgänge.
Vermietung digitalisieren mit Mietova
Mietova wurde für Unternehmen entwickelt, die ihre Vermietung zentral und digital organisieren möchten.
Statt für Kalender, Kunden, Mietartikel, Dokumente und Online-Auftritt verschiedene Lösungen miteinander zu kombinieren, verfolgt Mietova einen durchgängigen Ansatz.
Das Ziel ist einfach:
Vom ersten Interesse des Kunden bis zur Rückgabe des Mietobjekts soll der komplette Vermietprozess möglichst in einem System stattfinden.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Anhänger, Baumaschinen, Werkzeuge, Zelte oder Eventequipment vermietet werden.
Fazit: Wann lohnt sich eine Vermietsoftware?
Spätestens wenn regelmäßig mehrere Mietobjekte und Kunden gleichzeitig verwaltet werden, lohnt es sich, über eine professionelle Vermietsoftware nachzudenken.
Die entscheidende Frage lautet dabei nicht:
„Kann ich meine Vermietung weiterhin mit Excel verwalten?"
Natürlich ist das möglich.
Die bessere Frage ist:
„Wie viel Zeit verbringe ich jeden Monat mit Aufgaben, die eine Software automatisch erledigen könnte?"
Eine moderne Vermietsoftware sollte deshalb nicht zusätzliche Arbeit verursachen, sondern Abläufe vereinfachen, Fehler vermeiden und dem Vermieter jederzeit zeigen, was als Nächstes zu tun ist.
Genau hier setzt Mietova an: Vermietung einfach digital verwalten. Jetzt kostenlos starten oder das Live-Beispiel ansehen.