Was ist ein Übergabeprotokoll?

Ein Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand eines Mietgegenstands zu einem bestimmten Zeitpunkt.

In der Praxis wird es meistens bei der Übergabe erstellt und bei der Rückgabe ergänzt oder mit einem Rückgabeprotokoll verglichen.

Je nach Mietgegenstand können unterschiedliche Informationen relevant sein.

Bei einem Anhänger sind beispielsweise andere Punkte wichtig als bei einem Minibagger oder einer Hüpfburg.

Warum ist ein Übergabeprotokoll wichtig?

Bei der Rückgabe entstehen häufig Fragen wie:

• War dieser Kratzer vorher schon da?
• War das Zubehör vollständig?
• Wie hoch war der Kilometerstand?
• Wie viele Betriebsstunden hatte die Maschine?
• War der Tank voll?
• Wurde die Plane beschädigt?
• Hat das Gerät bereits eine Delle gehabt?

Wenn diese Informationen bei der Übergabe nicht dokumentiert wurden, ist eine spätere Klärung deutlich schwieriger.

Ein Übergabeprotokoll hilft dabei, den ursprünglichen Zustand nachvollziehbar festzuhalten.

Welche Kundendaten sollten erfasst werden?

Das Übergabeprotokoll sollte eindeutig einem Mietvorgang zugeordnet werden können.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Name des Kunden
• Buchungsnummer
• Mietbeginn
• geplantes Mietende
• Mietgegenstand
• Kennzeichen oder Inventarnummer
• Übergabedatum
• Uhrzeit der Übergabe

Dadurch lässt sich das Protokoll später eindeutig wiederfinden.

Mietgegenstand eindeutig identifizieren

Besonders wichtig ist eine eindeutige Zuordnung des vermieteten Gegenstands.

Bei mehreren ähnlichen Artikeln reicht die Bezeichnung „Anhänger“ oder „Rüttelplatte“ häufig nicht aus.

Sinnvoll können sein:

• Inventarnummer
• Seriennummer
• Kennzeichen
• interne Artikelnummer
• Modellbezeichnung
• QR-Code

So ist später klar, welcher konkrete Gegenstand übergeben wurde.

Zustand vor der Vermietung dokumentieren

Vor der Übergabe sollte der Mietgegenstand gemeinsam kontrolliert werden.

Dabei können vorhandene Schäden festgehalten werden.

Zum Beispiel:

• Kratzer
• Dellen
• Risse
• Beschädigungen
• Verschleißstellen
• defekte oder auffällige Bauteile

Auch kleinere Schäden können sinnvoll sein, wenn sie später zu Diskussionen führen könnten.

Fotos bei der Übergabe

Fotos können eine schriftliche Zustandsbeschreibung sinnvoll ergänzen.

Statt lediglich zu notieren:

„Kratzer auf der linken Seite“

kann zusätzlich ein Foto gespeichert werden.

Wichtig ist dabei, dass die Bilder dem richtigen Mietvorgang zugeordnet werden.

Wenn Fotos lediglich irgendwo im Smartphone gespeichert werden, beginnt Wochen später häufig die Suche:

Welches Foto gehörte eigentlich zu welchem Kunden?

Eine zentrale Vermietungssoftware kann dabei helfen, Bilder direkt dem jeweiligen Vorgang zuzuordnen.

Zubehör vollständig erfassen

Ein häufiger Streitpunkt bei Vermietungen ist nicht der Hauptgegenstand, sondern das Zubehör.

Bei einem Anhänger können beispielsweise dazugehören:

• Adapter
• Spanngurte
• Auffahrrampen
• Schloss
• Plane
• Netz
• Unterlegkeile

Bei einer Hüpfburg beispielsweise:

• Gebläse
• Verlängerungskabel
• Unterlegplane
• Befestigungsmaterial
• Transporttasche

Bei Maschinen können es wiederum Werkzeuge, Schaufeln, Akkus oder Ladegeräte sein.

Eine Zubehörliste macht die Rückgabe deutlich einfacher.

Kilometerstand dokumentieren

Bei Fahrzeugen und bestimmten Anhängern kann der Kilometerstand relevant sein.

Dieser sollte bei der Übergabe eindeutig erfasst werden.

Bei der Rückgabe lässt sich anschließend nachvollziehen, wie viele Kilometer während des Mietzeitraums gefahren wurden.

Betriebsstunden bei Maschinen

Bei Baumaschinen und Geräten sind häufig Betriebsstunden wichtiger als Kilometer.

Das betrifft beispielsweise:

• Minibagger
• Radlader
• Arbeitsbühnen
• Stromerzeuger
• Gartenmaschinen
• andere motorisierte Geräte

Die Betriebsstunden können sowohl für die Abrechnung als auch für Wartungsintervalle wichtig sein.

Tankstand und Ladezustand

Bei Fahrzeugen oder Maschinen mit Verbrennungsmotor sollte gegebenenfalls der Tankstand dokumentiert werden.

Bei elektrischen Geräten kann entsprechend der Ladezustand relevant sein.

So lässt sich später nachvollziehen, in welchem Zustand der Mietgegenstand übergeben und zurückgebracht wurde.

Sauberkeit und allgemeiner Zustand

Auch der allgemeine Zustand kann dokumentiert werden.

Zum Beispiel:

• sauber
• leicht verschmutzt
• stark verschmutzt
• trocken
• nass
• funktionsfähig
• eingeschränkt funktionsfähig

Je nach Vermietmodell können dadurch auch Reinigungskosten oder zusätzliche Kontrollen besser nachvollziehbar werden.

Kaution bei der Übergabe prüfen

Wenn eine Kaution vereinbart wurde, ist die Übergabe ein sinnvoller Zeitpunkt für die Kontrolle.

Dokumentiert werden kann beispielsweise:

• vereinbarte Kautionshöhe
• Kaution erhalten
• Zahlungsart
• Datum der Zahlung

Dadurch bleibt die Kaution bei der Vermietung direkt mit dem Mietvorgang verbunden.

Unterschrift bei der Übergabe

Je nach Prozess kann es sinnvoll sein, dass der Kunde die Übergabe bestätigt.

Damit wird dokumentiert, dass der Mietgegenstand in dem festgehaltenen Zustand übernommen wurde.

Eine digitale Unterschrift kann den Ablauf vereinfachen, insbesondere wenn die Übergabe direkt auf einem Smartphone oder Tablet durchgeführt wird.

Übergabe direkt vor Ort durchführen

Vermietungen finden nicht immer im Büro statt.

Eine Maschine wird vielleicht auf einer Baustelle übergeben.

Eine Hüpfburg direkt beim Kunden.

Ein Anhänger auf dem Betriebshof.

Deshalb sollte ein Übergabeprozess möglichst auch mobil funktionieren.

Je weniger Informationen später noch einmal übertragen werden müssen, desto geringer ist der Verwaltungsaufwand.

Was passiert bei der Rückgabe?

Bei der Rückgabe sollte der Zustand erneut kontrolliert werden.

Dabei können die bei der Übergabe erfassten Informationen als Vergleich dienen.

Geprüft werden können beispielsweise:

• neue Schäden
• fehlendes Zubehör
• Kilometerstand
• Betriebsstunden
• Tankstand
• Ladezustand
• Verschmutzungen
• Funktionsfähigkeit

Danach lässt sich der Mietvorgang sauber abschließen.

Übergabe und Rückgabe miteinander vergleichen

Der größte Vorteil einer strukturierten Dokumentation entsteht, wenn Übergabe und Rückgabe miteinander verbunden sind.

Beispiel:

Übergabe:
Kratzer hinten rechts bereits vorhanden.

Rückgabe:
Kratzer hinten rechts unverändert.

Dadurch wird sofort deutlich, dass es sich nicht um einen neuen Schaden handelt.

Bei einem neuen Schaden kann wiederum direkt dokumentiert werden, wann dieser festgestellt wurde.

Typische Fehler bei Übergabeprotokollen

In der Praxis treten häufig ähnliche Fehler auf.

Übergabe wird nur mündlich durchgeführt

Später kann sich niemand mehr genau an den ursprünglichen Zustand erinnern.

Fotos werden nicht zugeordnet

Die Bilder befinden sich zwar auf dem Smartphone, aber niemand weiß mehr, zu welcher Vermietung sie gehören.

Zubehör wird vergessen

Bei der Rückgabe fällt erst auf, dass ein Adapter oder Ladegerät fehlt.